Description de poste

Pour l’un de nos clients, un Family Office basé à Genève, nous recherchons un(e) :

PERSONAL & ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Description du poste

Au sein d'un environnement privé exigeant, vous apportez un soutien administratif, organisationnel et personnel à une famille, en assurant la coordination de nombreux interlocuteurs et le suivi de projets variés.

• Assurer la gestion quotidienne des affaires administratives et personnelles de la famille
• Organiser les agendas, planifier les rendez-vous et coordonner les déplacements en Suisse et à l'international
• Gérer les réservations, les itinéraires de voyage et les aspects logistiques associés
• Coordonner les échanges avec les différents partenaires externes (conseillers, fournisseurs, prestataires spécialisés, etc.)
• Veiller au bon déroulement des projets personnels, immobiliers et entrepreneuriaux en assurant leur suivi administratif
• Organiser des événements privés et professionnels et en superviser les aspects logistiques
• Assurer le suivi administratif des budgets, dépenses et paiements
• Collaborer avec les conseillers financiers, juridiques et comptables dans le cadre des différents dossiers
• Participer au suivi des assurances et de divers dossiers patrimoniaux
• Préparer les documents et supports nécessaires aux réunions et aux différents projets
• Garantir un niveau élevé de confidentialité et de qualité de service dans l'ensemble des missions confiées

Profil recherché

• Formation supérieure en administration, gestion, finance ou domaine équivalent
• Expérience confirmée dans une fonction similaire au sein d'un Family Office, d'une fiduciaire ou d'un environnement de services haut de gamme
• Bonne connaissance de l'environnement administratif et comptable français
• Excellentes capacités d'organisation et de coordination
• Grande autonomie et sens des priorités
• Excellentes qualités relationnelles, diplomatie et sens du service
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement exigeant
• Esprit d'initiative, proactivité et grande discrétion
• Sens du détail, rigueur et recherche permanente de l'excellence
• Français langue maternelle ou niveau équivalent
• Anglais courant (minimum B2, idéalement C1)

Nous garantissons une discrétion absolue dans l’étude des dossiers de candidature qui nous sont soumis.